關于民生檔案工作的思考

■王天斌    謝恢玉

　　民生檔案是在保障民生、改善民生工作中形成的歷史記錄，是維護群眾合法權益的原始憑證，是人民群眾最關心、最直接、最現實的利益問題在檔案工作中的集中體現。民生檔案工作事關構建和諧社會大局,是關注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要環節。因此，做好民生檔案工作，服務人民群眾是檔案部門在新時期貫徹落實科學發展觀的必然要求，也是檔案工作者義不容辭的責任，更是推動檔案事業又好又快發展的有效載體。
　　一、竹山縣民生檔案工作的現狀
　　近年來，竹山縣按照上級主管部門和縣委、縣政府對民生檔案工作的總體部署，加強與有關部門密切配合，扎實有效地開展了民生檔案建檔管理工作。一是強化措施，民生檔案管理水平得到提高。多數民生檔案形成單位能夠按照規定要求，把民生檔案工作納入單位工作整體規劃和年度工作計劃，在人員較為緊張的情況下，明確專、兼職人員從事民生檔案管理；堅持按時整理年度民生檔案。目前，通過縣檔案局對民生領域建檔工作的監管、指導和服務，全縣17個鄉鎮的綜合檔案室有12個達到省二級標準，縣人力資源和社會保障局、縣民政局、縣移民局、縣房管局及5個社區建立了綜合檔案室，為養老保險、醫保、低保、移民、房管對象建立了完整的檔案。同時，不斷拓展新領域，與縣發改局、林業局等項目主管單位聯合印發文件，積極做好重點建設項目和林權制度改革檔案工作，確保了各種民生檔案資料的完整與安全，使民生檔案管理水平不斷提高。二是健全網絡，民生檔案管理輻射到位。在加強民生檔案管理工作的同時，明確了分管領導，建立健全了網絡，基本實現了有分管領導、有檔案員、有檔案、有檔案柜、有管理制度的“五有”目標，盡量消除民生檔案管理盲區。三是突出重點，不斷強化民生檔案資源建設。本著以人為本的服務理念，加大對婚姻、房產、社保、低保等與人民群眾生活密切相關的檔案資源的收集力度，不斷提高館藏民生檔案的比重。截止2011年底，縣檔案館已接收破產企業改制檔案20000卷，人口普查檔案3968卷，婚姻檔案218卷、1187件，獨生子女檔案340卷，為實現民生檔案資源的整合和共享奠定了良好的基礎。四是加大力度，民生檔案資源開發利用成效明顯。隨著經濟社會的發展，個人利用檔案已成為縣檔案館利用的主體，越來越多的普通百姓開始走進檔案館，縣檔案館接收的民生檔案為普通百姓提供了真實憑證。
　　二、目前民生檔案工作存在的主要問題
　　近年來，我們也清醒的看到，我縣民生檔案管理雖然取得了一定進展，但現狀并不令人樂觀，主要表現在：一是認識不夠。民生檔案作為一種重要的生產要素和無形資產，在落實政策、解決各種矛盾糾紛等方面發揮了重要作用。但是一些部門對民生檔案的認識不足，不少部門未將檔案工作納入議事日程，有的單位分管領導不明，檔案管理職責不清，有些檔案人員業務不熟，整理質量不符合規范要求，有的接收范圍不明確，保管的只是“紅頭”文件，產生的土地流轉、土地承包、計劃生育、村務公開等涉及人民群眾切身利益的檔案資料相當少，嚴重影響了民生檔案工作整體水平。二是監管難度大。縣檔案局作為全縣檔案工作的主管部門，對民生檔案工作負有監督、指導職責，由于管理手段單一，加之民生檔案點多面寬，產生各類民生檔案的單位形成了各自為政，工作隨意性大，不少涉及民生檔案的共享程度不高，群眾查閱利用檔案不方便。我們發現有的單位竟然把檔案資料當成廢品隨意處理，私自變賣或銷毀。三是存在安全隱患。少數民生檔案形成單位檔案法制意識淡薄，不依法履職的現象在一定范圍內不同程度的存在，民生檔案管理落后現狀還得不到及時改變；還有一些單位隨著機構、人員的調整變更，沒有及時配備檔案人員，民生檔案出現斷檔，多年形成的文件材料長期散存，不能按時完成年度歸檔，有的甚至遺失；有的沒有專門的檔案室和標準的檔案柜，保管條件較差，檔案成捆堆放，不利于開發和利用，實現民生檔案成果共享還存在一定差距等。
　　三、做好民生檔案工作的幾點建議
　　經過近年來的工作實踐，我們認為加強民生檔案工作應主要抓住以下幾個方面：一強化宣傳，不斷提高民生檔案意識。要通過新聞媒體、網站等平臺，對民生檔案工作的重要作用開展多層次、多形式、多渠道的宣傳，普及民生檔案知識，提高各級領導和有關部門對民生檔案工作重要性和必要性的認識，從而增強民生檔案意識和法制觀念，提高民生檔案建檔工作的自覺性和主動性，促進民生檔案建設的協調發展。二是加強領導，形成齊抓共管工作格局。做好民生檔案工作是一項長期的基礎性工作，又是一項綜合性的系統工程，單靠檔案部門單打獨斗，是解決不了根本問題的，因此，需要社會各方的大力配合與支持。各級黨委、政府要加強對民生檔案工作的領導和統籌協調，切實把民生檔案工作列入議事日程和考核內容。縣檔案部門應本著以保障和改善民生為重點的社會建設和管理工作開展到哪里，民生檔案工作就延伸到哪里的原則，積極關注民生工作的熱點，依法加強民生檔案工作的監督、指導和檢查。縣人社、民政、衛生、教育、移民等部門作為民生檔案的主要形成和使用單位，要做到認識到位，重點突出，明確責任，依法科學管理，確保民生檔案的安全，促進民生檔案的有效利用。三是依法監管，加快規范化管理步伐。建議縣政府對全縣民生檔案工作進行統籌規劃、組織協調、統一制度、監督指導。縣檔案部門要依據檔案法律法規，建立檔案執法監督檢查年檢制度，加強民生檔案工作的日常監管，避免發生檔案違法案件。各有關職能部門要切實承擔起歷史賦予的責任，主動配合，搞好協作，形成齊抓共管格局，積極引導做好民生檔案工作，為創優民生檔案工作環境奠定基礎。四是注重整合，實現民生檔案資源共享。縣檔案館作為全縣檔案保管基地，應在收集民生檔案資源方面發揮主渠道作用，積極調整館藏收集范圍，切實加強婚姻登記、林權改革、土地延包、社會保障等與老百姓利益密切相關的檔案的收集，對一些利用率較高，但難以提前接收進館的民生檔案資源，要采取行之有效的措施，通過文件在線接收、全文數字化、目錄移交等方式，掌握數量，整合本區域各類涉及民生的現行文件和檔案信息。使檔案館真正成為既保存政府信息，又保存社會公眾信息的綜合檔案館。同時，突出工作重點，深入挖掘現有館藏各類民生檔案資源，加快館藏民生檔案整理、審查及開放步伐，便捷廣大人民群眾利用。五是創新手段，充分發揮服務功能。保管檔案的目的，在于利用，為民生服務是檔案館的根本宗旨和目標。縣檔案館要堅持以民生需求為導向，采取多形式、多途徑向社會公眾提供檔案信息資源服務。一方面不斷深化檔案信息資源的開發和利用。通過開發關系人民群眾切身利益的重要專題數據庫和檔案編研產品，打造面向公眾的展覽精品，組織開展家庭建檔等活動，使社會公眾在利用檔案維權的同時，又能充分享受到檔案文化的魅力。另一方面要大力加強檔案服務窗口建設。縣檔案館要通過進一步密切社會各方面的關系，廣泛開展檔案信息合作開發，逐步解決館藏檔案信息不夠、開發力量不足、檔案信息開發利用水平不高等實際問題，加快檔案館現行文件查閱中心向政府信息公開服務中心的轉變，使所有涉及人民群眾直接現實利益的各類檔案和現行文件能夠更好地為廣大人民群眾服務。（作者系縣檔案局局長、副局長）